Je zakelijke financiën bijhouden kan makkelijker zijn dan je denkt

Een bedrijf runnen betekent dat geld alle kanten op gaat. Betalingen van klanten komen binnen, abonnementen gaan eraf, belasting moet opzij worden gezet en je eigen salaris moet ook nog in het plaatje passen.

Met een simpel systeem om alles bij te houden, begrijp je wat er binnenkwam, wat eruit ging, wat al gereserveerd is en wat je veilig kunt gebruiken. Dat maakt dagelijkse beslissingen makkelijker, of je nu nieuwe apparatuur koopt, je voorbereidt op een rustigere maand of bepaalt hoeveel je jezelf uitbetaalt.

Je hebt geen accountant nodig voor elke dagelijkse geldvraag. Een accountant kan helpen met aangiftes, belastingadvies en officiële rapportages. Maar voor regelmatig overzicht kun je zelf een simpel systeem opzetten dat laat zien hoe geld door je bedrijf stroomt.

Het doel is niet om financieel expert te worden. Het doel is om je zakelijke geld makkelijk leesbaar, makkelijk te ordenen en makkelijk bruikbaar te houden.

Ben je je zakelijke bankzaken nog aan het opzetten? Dan helpt de gids van bunq over de basis van zakelijk bankieren je om met de juiste basis te beginnen.

Begin met een aparte zakelijke rekening

De makkelijkste manier om je zakelijke financiën bij te houden, is zakelijk geld gescheiden houden van privégeld.

Als betalingen van klanten, boodschappen, abonnementen, belastinggeld en privé-uitgaven allemaal op dezelfde rekening staan, kun je je saldo minder goed vertrouwen. Een aparte zakelijke rekening geeft je inkomsten en uitgaven één duidelijke plek.

Gebruik hem voor:

• Betalingen van opdrachtgevers en klanten

• Zakelijke abonnementen

• Apparatuur en tools

• Reizen en vervoer

• Belastingreserves

• Betalingen aan jezelf

Zo wordt je administratie overzichtelijker en neem je sneller beslissingen. Je hoeft niet meer door privétransacties te zoeken om te zien wat je bedrijf zich kan veroorloven.

Een zakelijke bankrekening geeft je een aparte plek om je zakelijke geld online te beheren, zonder papierwerk.

Maak rekeningen die passen bij hoe je bedrijf echt werkt

Eén saldo laat zien hoeveel geld je hebt. Aparte rekeningen laten zien waar dat geld voor bedoeld is.

Dat is belangrijk, want niet elke euro op je rekening kun je uitgeven. Een deel is misschien voor belasting. Een deel voor btw. Een deel moet tools, abonnementen of je volgende rustigere maand dekken.

Een duidelijke opzet kan bestaan uit:

• Inkomsten: waar betalingen van opdrachtgevers of klanten binnenkomen

• Belasting: geld dat je opzij zet voor inkomstenbelasting

• Btw: geld dat je int namens de Belastingdienst

• Bedrijfskosten: tools, software, werkplek en vervoer

• Eigen loon: geld dat je jezelf wilt uitbetalen

• Buffer: geld voor rustigere maanden of betalingen die later binnenkomen

• Groei: geld voor apparatuur, marketing, personeel of trainingen

Zo wordt je rekeningsaldo een praktisch zakelijk overzicht. In plaats van je af te vragen “Kan ik me dit veroorloven?”, zie je welk geld al gereserveerd is en welk geld vrij te besteden is.

Met bunq open je tot 25 verschillende bankrekeningen, betaal- of spaarrekeningen, elk met een eigen IBAN. Zo orden je je geld makkelijker per doel in plaats van alles op één plek te houden.

Houd inkomsten bij zodra ze binnenkomen

Verstuurde facturen zijn handig, maar ze zijn niet hetzelfde als beschikbaar geld.

Heb je voor €6.000 aan facturen verstuurd en is er pas €2.000 binnen, dan heeft je bedrijf €2.000 beschikbaar. De rest zijn verwachte inkomsten. Als je dat verschil helder houdt, voorkom je dat je geld uitgeeft voordat het binnen is.

Volg elke factuur in 3 fases:

• Verstuurd: de factuur is verstuurd. Zet het bedrag en de vervaldatum in je overzicht.

• Betaald: het geld is binnen. Verdeel het over de juiste rekeningen voordat je het uitgeeft.

• Te laat: de betaaltermijn is verstreken. Neem contact op met de klant.

Komen er inkomsten binnen, verdeel ze dan voordat je ze uitgeeft. Zet belastinggeld opzij, haal de btw eraf als dat van toepassing is, dek je bedrijfskosten, vul je buffer aan en bepaal daarna wat er beschikbaar is voor eigen loon of groei.

Met deze gewoonte klopt je zakelijke saldo beter. Je kijkt niet naar één groot getal en gokt. Je kijkt naar geld dat al een doel heeft.

Houd zakelijke uitgaven makkelijk te controleren

Uitgaven bijhouden gaat niet alleen om bonnetjes bewaren. Het gaat erom dat je begrijpt waar je zakelijke geld naartoe gaat.

Begin met duidelijke categorieën:

• Software en abonnementen

• Marketing en advertenties

• Reizen en vervoer

• Apparatuur

• Werkplek

• Professionele diensten

• Belastingen en tarieven

• Teamuitgaven, als je medewerkers hebt

Bekijk daarna regelmatig je uitgaven. Welke kosten helpen je geld te verdienen? Welke besparen je tijd? Welke abonnementen zijn niet meer nuttig? Welke uitgaven groeien ongemerkt?

Zo neem je betere zakelijke beslissingen en heb je niet alleen een nettere administratie.

Beheer je de uitgaven van een team, dan helpt Expense Management je om uitgaven van medewerkers bij te houden, limieten in te stellen, bonnetjes op te vragen en uitgaven te koppelen aan je boekhoudsoftware.

Zet belastinggeld opzij voordat je jezelf uitbetaalt

Belasting voelt een stuk makkelijker als het niet op dezelfde plek staat als geld dat je kunt uitgeven.

Komen er inkomsten binnen, zet dan eerst belastinggeld opzij. Reken je btw, haal die er dan ook af. Zo blijft je dagelijkse saldo dichter bij het geld dat je echt kunt gebruiken.

Een simpele flow kan er zo uitzien:

1. Er komen inkomsten binnen

2. Zet belastinggeld op een aparte rekening

3. Zet btw op een aparte rekening, als dat van toepassing is

4. Dek je bedrijfskosten

5. Vul je buffer aan

6. Betaal jezelf uit van wat overblijft

Hoeveel je precies opzij moet zetten, hangt af van je land, inkomen, bedrijfsvorm en belastingsituatie. Vraag een belastingadviseur om advies als dat nodig is. Het gaat om de gewoonte: haal de belasting eraf voordat je beslist wat je uitgeeft.

Wil je meer weten? Lees dan de gids van bunq over hoe je als freelancer in Europa je bankzaken en belastingen regelt.

Bouw een buffer op voor rustigere maanden

Een zakelijke buffer geeft je ruimte om door te gaan als je inkomsten minder voorspelbaar zijn.

Het helpt als een klant te laat betaalt, een project verschuift, de vraag per seizoen terugvalt of je wilt investeren voordat er nieuwe inkomsten binnenkomen. Zelfs 1 maand aan vaste bedrijfskosten kan je bedrijf een stuk stabieler laten voelen.

Houd je buffer gescheiden van je dagelijkse uitgaven, zodat hij beschikbaar blijft als je hem nodig hebt. Met een zakelijke spaarrekening zet je makkelijk geld apart voor belasting, rustigere maanden of toekomstige investeringen.

Je kunt ook de blog van bunq lezen over de vraag of je een zakelijke spaarrekening moet openen, als je wilt weten wanneer dat voor je bedrijf zinvol is.

Let op je cashflow, niet alleen op je winst

Winst laat zien of je bedrijf meer verdient dan het uitgeeft. Cashflow laat zien of het geld er is op het moment dat je het nodig hebt.

Dat is belangrijk als:

• Klanten later betalen dan verwacht

• Er belastingbetalingen aankomen

• Jaarabonnementen worden verlengd

• Seizoenswerk terugloopt

• Je wilt investeren voordat er nieuwe inkomsten binnenkomen

• Je geld aanhoudt of ontvangt in verschillende valuta

Kijk één keer per maand vooruit en schrijf je verwachte inkomsten, bevestigde kosten, belastingbetalingen, grote komende uitgaven en minimale buffer op. Controleer daarna of het geld dat binnenkomt het geld dat eruit gaat dekt.

Werkt je bedrijf over de grens, dan kunnen internationale geldstromen ook je cashflow beïnvloeden. Met bunq verstuur en ontvang je wereldwijd betalingen en houd je 20 valuta aan of wissel je ze tegen scherpe koersen.

Handmatig bijhouden werkt prima zolang je bedrijf klein is. Groeit je bedrijf, dan kan automatisering je tijd besparen en fouten verminderen.

Boekhoudintegraties houden je administratie up-to-date door je bankrekening te koppelen aan de tools die je al gebruikt. Dat betekent minder handmatige exports, minder knip- en plakwerk en een duidelijker beeld van je geld.

bunq werkt met meer dan 100 Boekhoudintegraties, zodat je boekhouding makkelijk te beheren blijft terwijl je bedrijf groeit. Ontdek zakelijke integraties en zie hoe je bankzaken samenwerken met je boekhouding.

Laat je opzet passen bij de grootte van je bedrijf

Een freelancer heeft niet hetzelfde systeem nodig als een groeiend bedrijf.

Werk je alleen, begin dan met:

• Een aparte zakelijke rekening

• Aparte rekeningen voor belasting, btw, kosten en spaargeld

• Een simpel overzicht van je facturen

• Een wekelijkse geldcheck

• Basiscategorieën voor uitgaven

Heb je een groeiend team, dan heb je misschien ook nodig:

• Bedrijfspassen

• Bestedingslimieten

• Gedeelde Toegang

• Expense Management voor medewerkers

• Boekhoudintegraties

• Duidelijke rechten per rekening

Het juiste systeem is het systeem dat past bij hoe je bedrijf nu werkt en je tegelijk ruimte geeft om te groeien.

Doe een wekelijkse geldcheck

Je hoeft je financiën niet elke dag te bekijken. Je hebt een routine nodig die je volhoudt.

Controleer één keer per week:

• Welke inkomsten zijn binnengekomen

• Welke facturen nog niet betaald zijn

• Welke uitgaven zijn afgeschreven

• Welke bonnetjes nog ontbreken

• Hoeveel er naar belasting of btw moet

• Of je buffer nog goed voelt

• Wat je jezelf veilig kunt uitbetalen

Zo houd je zicht op je financiën zonder dat bijhouden een fulltime baan wordt. Hoe vaker je even kijkt, hoe minder je later hoeft uit te zoeken.

Weet wanneer je een accountant inschakelt

Bijhouden helpt je om je bedrijf van dag tot dag te begrijpen. Het vervangt geen professioneel advies.

Praat met een accountant of belastingadviseur als:

• Je belastingaangifte doet voor je bedrijf

• Je je registreert voor de btw

• Je medewerkers of zzp'ers inhuurt

• Je over de grens werkt

• De structuur van je bedrijf verandert

• Je niet zeker weet wat je mag aftrekken

• Je officiële jaarrekeningen nodig hebt

Je eigen systeem geeft je een overzichtelijker startpunt. Je accountant kan je dan helpen met de formele, juridische en technische kant.

Houd je zakelijke financiën makkelijk leesbaar

Je hebt geen ingewikkeld systeem nodig om je zakelijke financiën bij te houden. Je hebt een opzet nodig die laat zien waar je geld voor bedoeld is.

Begin hiermee:

1. Gebruik een aparte zakelijke rekening

2. Maak aparte rekeningen voor belasting, btw, kosten, eigen loon en buffer

3. Houd facturen bij als verstuurd, betaald of te laat

4. Categoriseer uitgaven zolang ze nog vers in je geheugen liggen

5. Gebruik passen met een duidelijk bestedingsdoel

6. Bekijk één keer per maand je cashflow

7. Doe een wekelijkse geldcheck

8. Koppel je bankzaken aan boekhoudtools als handmatig bijhouden te veel tijd kost

Dat is genoeg om betere dagelijkse beslissingen te nemen. Is je zakelijke geld makkelijker leesbaar, dan weet je ook makkelijker wat je kunt uitgeven, wat je moet sparen en waar je bedrijf hierna aandacht nodig heeft.

Ontdek bunq en zet in één app een zakelijke rekening op met meerdere bankrekeningen, Bedrijfspassen, 20 valuta en Boekhoudintegraties.