Los gastos de empresa son los costes en los que incurres para hacer funcionar tu compañía. Realizar un seguimiento correcto de los mismos reduce tu factura fiscal, te ofrece una imagen precisa de tu rentabilidad y te ayuda a tomar decisiones de gasto más inteligentes a lo largo del año.

¿Qué se considera un gasto de empresa?

Un gasto de empresa es cualquier coste que sea necesario y esté directamente relacionado con tu trabajo. Entre los ejemplos más comunes encontramos:

Material de oficina, suscripciones de software y equipos

Viajes y transporte para reuniones con clientes o visitas sobre el terreno

Marketing, publicidad y alojamiento web

Servicios profesionales como asesoría contable o legal

Una parte de los costes de la oficina en casa si trabajas desde tu hogar

Seguros de la empresa y comisiones bancarias de tu Cuenta de Empresa

Los gastos personales no son admisibles, aunque los hayas pagado desde tu cuenta de empresa. La necesidad de mantener ambos separados es la razón por la que importa tener una cuenta dedicada.

Por qué es importante realizar un seguimiento de los gastos

La mayoría de los gastos de empresa se pueden deducir de tus ingresos imponibles, lo que reduce la cantidad de impuestos que debes pagar. Sin embargo, las autoridades fiscales exigen documentación: recibos, facturas y un registro claro de la finalidad de cada pago.

Un buen seguimiento de los gastos también te muestra a dónde va tu dinero. ¿Estás gastando demasiado en suscripciones que ya no utilizas? ¿Están los viajes mermando tus márgenes? Cuando cada coste está categorizado en tu libro contable, esos patrones se vuelven visibles.

Gestionar los gastos de empresa con bunq

Utiliza tu Cuenta de Empresa de bunq para todos los pagos del negocio, de modo que cada transacción quede registrada en un solo lugar. Las notificaciones instantáneas te avisan en el momento en que sale el dinero, y puedes añadir notas o recibos directamente en la aplicación.

Conecta tu cuenta a herramientas de automatización para exportar transacciones a tu software de contabilidad, y utiliza la Automatización de Impuestos para apartar el IVA de los pagos entrantes de forma automática. Menos trabajo manual se traduce en menos deducciones que se pasan por alto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir gastos abonados desde mi cuenta personal? A veces, si el gasto es verdaderamente para la empresa y dispones de un justificante. No obstante, mezclar cuentas dificulta el seguimiento y aumenta el riesgo de errores al presentar los impuestos. Utilizar una Cuenta de Empresa separada es la opción más limpia.

¿Durante cuánto tiempo debo conservar los registros de gastos?

La mayoría de las autoridades fiscales te exigen que conserves los registros durante varios años (a menudo entre cinco y siete). Los recibos digitales almacenados en tu aplicación bancaria o en tu software de contabilidad son válidos, siempre que estén completos y sean legibles.