Acompanhar as finanças do teu negócio pode ser mais fácil do que parece

Gerir um negócio significa que o dinheiro se move em várias direções. Os pagamentos de clientes entram, as subscrições saem, tens de pôr dinheiro de lado para os impostos e o teu próprio salário também tem de caber na equação.

Um sistema simples de acompanhamento ajuda-te a perceber o que entrou, o que saiu, o que já está reservado e o que podes usar em segurança a seguir. Isso torna as decisões do dia a dia mais fáceis, seja a comprar equipamento novo, a preparar um mês mais calmo ou a decidir quanto te vais pagar.

Não precisas de um contabilista para todas as perguntas do dia a dia sobre dinheiro. Um contabilista pode ajudar com declarações, aconselhamento fiscal e relatórios oficiais. Mas, para teres visibilidade regular, podes criar um sistema simples que te ajude a perceber como o dinheiro se movimenta no teu negócio.

O objetivo não é tornares-te um especialista em finanças. É manter o dinheiro do teu negócio fácil de ler, fácil de organizar e fácil de gerir.

Se ainda estás a configurar a gestão bancária do teu negócio, o guia do bunq sobre os fundamentos da banca empresarial pode ajudar-te a começar com a base certa.

Começa com uma Conta Empresarial separada

A forma mais simples de acompanhar as finanças do negócio é manter o dinheiro do negócio separado do dinheiro pessoal.

Quando os pagamentos de clientes, as compras de supermercado, as subscrições, a poupança para impostos e as despesas pessoais estão todos na mesma conta, torna-se mais difícil confiar no teu saldo. Uma Conta Empresarial dedicada dá aos teus rendimentos e despesas uma casa clara.

Usa-a para:

• Pagamentos de clientes

• Subscrições do negócio

• Equipamento e ferramentas

• Viagens e transportes

• Reservas para impostos

• Pagamentos a ti próprio

Isto torna os teus registos mais limpos e as tuas decisões mais rápidas. Deixas de ter de filtrar transações pessoais para perceber o que o teu negócio pode suportar.

Uma Conta Bancária Empresarial dá-te um espaço dedicado para gerires online o dinheiro do teu negócio, sem papelada.

Cria contas de acordo com a forma como o teu negócio realmente funciona

Um saldo diz-te quanto dinheiro tens. Contas separadas ajudam-te a ver para que serve esse dinheiro.

Isto é importante porque nem todos os euros na tua conta estão disponíveis para gastar. Uma parte pode ser para impostos. Outra pode ser para o IVA. Outra pode ter de cobrir ferramentas, subscrições ou o teu próximo mês mais fraco.

Uma estrutura clara pode incluir:

• Rendimentos: onde chegam os pagamentos de clientes

• Impostos: dinheiro posto de lado para o imposto sobre o rendimento

• IVA: dinheiro cobrado em nome da autoridade tributária

• Custos operacionais: ferramentas, software, espaço de trabalho e transportes

• Remuneração do dono: dinheiro que planeias pagar a ti próprio

• Reserva: dinheiro para meses mais calmos ou pagamentos em atraso

• Crescimento: dinheiro para equipamento, marketing, contratações ou formação

Isto transforma o saldo da tua conta numa visão prática do negócio. Em vez de perguntares “Posso pagar isto?”, consegues ver que dinheiro já está reservado e que dinheiro está livre para usar.

Com o bunq, podes abrir até 25 Contas Bancárias diferentes, à ordem ou poupança, cada uma com o seu próprio IBAN. Assim, torna-se mais fácil organizar o teu dinheiro por objetivo em vez de teres tudo no mesmo sítio.

Acompanha os rendimentos quando chegam

As faturas enviadas são úteis, mas não são o mesmo que dinheiro disponível.

Se enviaste 6.000 € em faturas e só chegaram 2.000 €, o teu negócio tem 2.000 € disponíveis. O resto é rendimento esperado. Manter essa diferença clara ajuda-te a não gastar dinheiro antes de ele entrar.

Acompanha cada fatura em 3 fases:

• Enviada: a fatura já saiu. Adiciona o valor e a data de vencimento ao teu registo.

• Paga: o dinheiro chegou. Move-o para as contas certas antes de o gastares.

• Em atraso: o prazo de pagamento já passou. Contacta o cliente.

Assim que o rendimento chega, divide-o antes de o gastares. Põe de lado o dinheiro dos impostos, separa o IVA se for relevante, cobre os custos operacionais, reforça a tua reserva e só depois decide o que está disponível para a remuneração do dono ou para o crescimento.

Este hábito torna o saldo do teu negócio mais preciso. Não estás a olhar para um número grande e a adivinhar. Estás a olhar para dinheiro que já tem um propósito.

Mantém as despesas do negócio fáceis de rever

Acompanhar despesas não é só guardar recibos. É perceber para onde vai o dinheiro do teu negócio.

Começa com categorias claras:

• Software e subscrições

• Marketing e anúncios

• Viagens e transportes

• Equipamento

• Espaço de trabalho

• Serviços profissionais

• Impostos e taxas

• Despesas da equipa, se tiveres colaboradores

Depois, revê os teus gastos regularmente. Que custos te ajudam a ganhar dinheiro? Quais te poupam tempo? Que subscrições já não são úteis? Que despesas estão a crescer sem dares por isso?

Isto ajuda-te a tomar melhores decisões para o negócio, e não só a ter registos mais limpos.

Se geres os gastos de uma equipa, o Expense Management pode ajudar-te a acompanhar as despesas dos colaboradores, definir limites, pedir recibos e ligar os gastos ao teu software de contabilidade.

Põe o dinheiro dos impostos de lado antes de te pagares

Os impostos parecem mais fáceis quando não estão no mesmo sítio que o dinheiro que podes gastar.

Quando o rendimento chega, põe primeiro de lado o dinheiro dos impostos. Se cobras IVA, separa-o também. Isto ajuda a manter o teu saldo do dia a dia mais próximo do dinheiro que podes realmente usar.

Um fluxo simples pode ser assim:

1. O rendimento chega

2. Move o dinheiro dos impostos para uma conta separada

3. Move o IVA para uma conta separada, se for relevante

4. Cobre os custos operacionais

5. Adiciona dinheiro à tua reserva

6. Paga-te com o que sobra

O valor exato a pôr de lado depende do teu país, do teu rendimento, do tipo de negócio e da tua situação fiscal. Fala com um profissional da área fiscal quando for preciso. O que importa é o hábito: separar os impostos antes de tomares decisões de gasto.

Para mais contexto, lê o guia do bunq sobre como gerir a banca e os impostos como freelancer na Europa.

Cria uma reserva para os meses mais calmos

Uma reserva para o negócio dá-te margem para continuares em frente quando o rendimento é menos previsível.

Ajuda quando um cliente paga tarde, um projeto é adiado, a procura sazonal abranda ou queres investir antes de entrarem novos rendimentos. Mesmo 1 mês de custos principais do negócio pode fazer com que o teu negócio pareça mais estável.

Mantém a tua reserva separada dos gastos diários, para que esteja disponível quando precisares. Uma Conta Poupança Empresarial pode ajudar-te a separar dinheiro para impostos, meses mais lentos ou investimentos futuros.

Também podes ler o artigo do blog do bunq sobre se deves abrir uma Conta Poupança Empresarial, se quiseres perceber quando faz sentido para o teu negócio.

Acompanha o cash flow, não só o lucro

O lucro mostra se o teu negócio ganha mais do que gasta. O cash flow mostra se o dinheiro está lá quando precisas dele.

Isto é importante quando:

• Os clientes pagam mais tarde do que o esperado

• Os pagamentos de impostos estão a aproximar-se

• As subscrições anuais são renovadas

• O trabalho sazonal abranda

• Queres investir antes de entrarem novos rendimentos

• Guardas ou recebes dinheiro em moedas diferentes

Uma vez por mês, olha para a frente e aponta o rendimento esperado, os custos confirmados, os pagamentos de impostos, as grandes despesas que aí vêm e o mínimo da tua reserva. Depois, vê se o dinheiro que entra cobre o dinheiro que sai.

Se o teu negócio trabalha além-fronteiras, os movimentos internacionais de dinheiro também podem afetar o teu cash flow. O bunq permite-te enviar e receber pagamentos em todo o mundo e guardar ou trocar 20 moedas a taxas competitivas.

O acompanhamento manual pode funcionar bem enquanto o teu negócio é pequeno. À medida que o negócio cresce, a automação pode poupar tempo e reduzir erros.

As integrações de contabilidade ajudam a manter os teus registos atualizados ao ligar a tua conta bancária às ferramentas que já usas. Isso significa menos exportações manuais, menos copiar e colar e uma visão mais clara do teu dinheiro.

O bunq liga-se a mais de 100 integrações de contabilidade, para que as tuas contas continuem fáceis de gerir à medida que o teu negócio cresce. Explora as integrações empresariais para veres como a tua banca pode funcionar com a tua solução de contabilidade.

Adapta a configuração ao tamanho do teu negócio

Um freelancer não precisa do mesmo sistema que uma empresa em crescimento.

Se trabalhas sozinho, começa com:

• Uma conta empresarial dedicada

• Contas separadas para impostos, IVA, custos e poupanças

• Um registo simples de faturas

• Uma revisão semanal do dinheiro

• Categorias básicas de despesas

Se geres uma equipa em crescimento, também podes precisar de:

• Company Cards

• Limites de Gastos

• Shared Access

• Expense Management para colaboradores

• Integrações de contabilidade

• Permissões de acesso às contas claras

O sistema certo é aquele que corresponde à forma como o teu negócio funciona hoje e que te deixa espaço para crescer.

Faz uma revisão semanal do dinheiro

Não precisas de rever as tuas finanças todos os dias. Precisas de uma rotina que consigas manter.

Uma vez por semana, verifica:

• Que rendimentos chegaram

• Que faturas ainda não foram pagas

• Que despesas saíram

• Que recibos estão em falta

• Quanto deve ser movido para impostos ou IVA

• Se a tua reserva ainda te parece adequada

• Quanto te podes pagar em segurança

Isto mantém as tuas finanças visíveis sem transformar o acompanhamento num trabalho a tempo inteiro. Quanto mais vezes fizeres esta revisão, menos terás de deslindar mais tarde.

Sabe quando pedir ajuda a um contabilista

O acompanhamento ajuda-te a perceber o teu negócio no dia a dia. Não substitui o aconselhamento profissional.

Fala com um contabilista ou consultor fiscal quando:

• Entregas as declarações de impostos do negócio

• Te registas para efeitos de IVA

• Contratas colaboradores ou prestadores de serviços

• Trabalhas além-fronteiras

• A estrutura do teu negócio muda

• Não tens a certeza do que podes deduzir

• Precisas de demonstrações financeiras oficiais

O teu sistema de acompanhamento dá-te um ponto de partida mais limpo. O teu contabilista pode depois ajudar-te com a parte formal, legal e técnica.

Mantém as finanças do teu negócio fáceis de ler

Não precisas de um sistema complicado para acompanhar as finanças do negócio. Precisas de uma configuração que mostre para que serve o teu dinheiro.

Começa por isto:

1. Usa uma conta empresarial dedicada

2. Cria contas separadas para impostos, IVA, custos, remuneração do dono e reserva

3. Acompanha as faturas como enviadas, pagas ou em atraso

4. Classifica as despesas enquanto ainda as tens frescas na memória

5. Usa cartões com objetivos de gasto claros

6. Revê o cash flow uma vez por mês

7. Faz uma revisão semanal do dinheiro

8. Liga a tua banca às ferramentas de contabilidade quando o acompanhamento manual começar a ocupar demasiado tempo

Isto é suficiente para tomares melhores decisões no dia a dia. Quando o dinheiro do teu negócio é mais fácil de ler, é mais fácil saber o que podes gastar, o que deves poupar e onde o teu negócio precisa de atenção a seguir.

Explora o bunq para configurares uma Conta Empresarial com várias Contas Bancárias, Company Cards, 20 moedas e integrações de contabilidade numa só app.