Como preparar as finanças do teu negócio para a época baixa

Todo o negócio tem o seu próprio ritmo. Há meses cheios de novos clientes, projetos empolgantes e receitas fortes. Outros são mais calmos, dando-te mais espaço para fazer reset, planear e preparar o que vem a seguir.

Para freelancers, empreendedores e donos de pequenas empresas, uma época mais lenta não tem de ser um retrocesso. Com a estrutura financeira certa, pode tornar-se uma parte útil do ciclo do teu negócio. Uma oportunidade para proteger o teu fluxo de caixa, fortalecer os teus sistemas e fazer com que o teu rendimento pareça mais previsível.

Aqui está como preparar as finanças do teu negócio para uma época mais lenta, com confiança.

O que é uma época lenta nos negócios?

Uma época lenta é um período em que o teu negócio gera menos rendimento do que o habitual. Isto pode acontecer porque os clientes estão de férias, os projetos demoram mais a começar, a procura muda, ou o teu sector abranda naturalmente em certas alturas do ano.

Para alguns negócios, o verão é mais calmo. Para outros, pode ser o início do ano, as férias escolares ou as semanas entre grandes ciclos de projetos.

O mais importante é lembrar que uma época lenta é muitas vezes normal. Não significa que o teu negócio esteja a falhar. Significa simplesmente que o teu rendimento tem padrões. Depois de perceberes esses padrões, podes planear em função deles.

Porque deves preparar as finanças do teu negócio antes de uma época lenta?

Quando o negócio está em alta, o teu foco costuma estar na entrega. Estás a responder a clientes, a terminar projetos, a enviar faturas e a manter tudo a andar.

Uma época mais calma dá-te algo valioso: espaço.

Podes usar esse espaço para olhar para os teus números, rever os teus sistemas, voltar a ligar-te a clientes e fazer pequenos ajustes que apoiem o teu próximo período mais movimentado. Em vez de veres uma época lenta como perda de ritmo, podes encará-la como uma oportunidade para construir um negócio mais estável.

Tudo começa pelas finanças. Quando sabes que dinheiro entra, o que precisa de sair e o que queres pôr de lado, torna-se muito mais fácil tomar decisões calmas e confiantes.

Como podes preparar o rendimento do teu negócio para meses mais calmos?

Começa por analisar o rendimento do teu negócio nos últimos 6 a 12 meses. Não precisas de uma previsão complicada. Só precisas de uma visão clara do que normalmente acontece.

Vê:

• O teu rendimento médio mensal

• Os teus meses de maior rendimento

• Os teus meses de menor rendimento

• Os teus custos fixos do negócio

• As tuas obrigações fiscais regulares

• O teu pagamento pessoal mensal

• As tuas faturas em aberto

• Os teus projetos futuros já previstos

Isto dá-te uma noção mais clara de como o teu negócio se movimenta ao longo do ano.

Por exemplo, se souberes que o teu rendimento normalmente desce em julho e agosto, podes preparar-te durante os meses mais fortes. Assim, o período mais lento sente-se como algo esperado, em vez de stressante.

Se ainda estás a montar a tua estrutura financeira, começar com Contas Empresariais separadas, ferramentas de pagamento e uma gestão simples de despesas pode tornar mais fácil organizar o teu dinheiro desde o primeiro dia.

Quanto deves poupar para uma época lenta?

Um bom ponto de partida é criar uma almofada financeira para o negócio que cubra entre 1 a 3 meses de despesas essenciais. Estes são os custos de que o teu negócio precisa para continuar a funcionar sem problemas.

Isto pode incluir:

• Software e ferramentas

• Seguros

• Apoio de contabilidade

• Custos de espaço de trabalho

• Faturas de internet e telefone

• Impostos ou IVA que precisas de reservar

• O teu rendimento pessoal mínimo vindo do negócio

Não precisas de construir esta almofada de uma só vez. Mesmo pôr de lado uma pequena quantia em cada mês mais forte pode fazer uma grande diferença ao longo do tempo.

O objetivo é simples: dar mais folga ao teu negócio, para que os meses mais calmos sejam mais fáceis de gerir.

Como é que freelancers e donos de negócios podem tornar um rendimento irregular mais estável?

Uma das melhores formas de criar estabilidade é evitar tratar todos os meses de maior rendimento como dinheiro extra para gastar.

Em vez disso, considera pagar a ti próprio um valor mensal fixo a partir do teu negócio. Os teus clientes pagam ao teu negócio e o teu negócio paga-te um montante consistente.

Por exemplo, se o teu negócio ganhar mais do que o normal em maio, podes deixar parte desse rendimento extra na tua Conta Empresarial. Depois, se julho for mais calmo, continuas a ter dinheiro disponível para suportar o teu pagamento habitual.

Isto ajuda de duas formas:

• O teu orçamento pessoal torna-se mais fácil de gerir

• O teu negócio mantém mais dinheiro para futuras épocas calmas

É um hábito simples que pode fazer com que o teu rendimento pareça muito mais previsível.

Se trabalhas por conta própria, a configuração certa de banca para freelancers também te pode ajudar a gerir o dinheiro do negócio online, manter as finanças organizadas e passar menos tempo em tarefas administrativas.

Que custos do negócio deves rever antes de uma época lenta?

Antes de o rendimento abrandar, dá uma nova vista de olhos às despesas do teu negócio. Não se trata de cortar tudo. Trata-se de saber para onde vai o teu dinheiro e tomar decisões com confiança.

Tenta agrupar os teus custos em três categorias:

Custos essenciais
Estes mantêm o teu negócio a funcionar. Pensa em contabilidade, seguros, ferramentas principais e serviços que usas todos os dias.

Custos flexíveis
São úteis, mas podem ser ajustados se for preciso. Pensa em software opcional, subscrições extra ou comunidades pagas.

Investimentos futuros
Podem apoiar o crescimento, mas talvez não precisem de acontecer já. Pensa em equipamento novo, upgrades, cursos ou ferramentas experimentais.

Depois de saberes o que é essencial e o que é flexível, podes decidir com calma. Pode ser que não precises de reduzir nada, mas vais saber quais são as tuas opções.

Também ajuda perceber a diferença entre contabilidade e registo contabilístico (bookkeeping), para saberes que tarefas precisam de atenção regular e quais fazem mais sentido ser tratadas com apoio profissional.

Como podes manter o fluxo de caixa do negócio em movimento?

Fluxo de caixa não diz respeito apenas ao quanto o teu negócio ganha. Também importa quando é que o dinheiro entra.

Durante períodos mais calmos, hábitos claros de pagamento podem ajudar o teu negócio a manter-se estável.

Podes:

• Enviar faturas assim que o trabalho é entregue

• Definir condições de pagamento claras antes de o projeto começar

• Fazer follow-up das faturas antes de ficarem em atraso

• Pedir adiantamentos em projetos maiores

• Usar pagamentos por marcos em trabalhos mais longos

• Acompanhar faturas pagas, pendentes e futuras

Estes pequenos passos podem ajudar-te a manter-te organizado e a reduzir surpresas. Quando sabes o que vai entrar e quando, torna-se mais fácil planear com antecedência.

Para passares menos tempo a mover números entre ferramentas, integrações para negócios podem ligar a tua banca ao software de contabilidade e dar-te uma visão mais clara das tuas finanças.

O que podes fazer durante uma época lenta?

Um período mais calmo pode ser uma ótima altura para trabalhares nas partes do teu negócio que são mais difíceis de priorizar quando estás ocupado.

Podes, por exemplo:

• Atualizar o teu website ou portefólio

• Voltar a contactar clientes anteriores

• Rever os teus preços

• Melhorar o teu processo de onboarding

• Organizar a tua contabilidade

• Criar templates que te poupem tempo mais tarde

• Planear ofertas para a próxima época movimentada

• Criar conteúdo que ajude futuros clientes a encontrar-te

Vê isto como tempo de preparação. Não estás apenas à espera que o negócio volte a aquecer. Estás a preparar-te para uma próxima época mais forte.

Uma época lenta também é uma boa altura para criares melhores rotinas de gestão do teu negócio, desde melhorar a tua estrutura administrativa até planear como queres crescer a seguir.

Como é que o bunq te pode ajudar a gerir as finanças do negócio durante uma época lenta?

Quando o teu rendimento muda de mês para mês, separar o dinheiro pode tornar o planeamento muito mais simples. Com uma bunq Business Account, podes criar contas dedicadas para diferentes necessidades do negócio, como impostos, despesas, poupanças e o teu pagamento mensal.

Isto ajuda-te a ver que dinheiro está disponível, o que precisa de ser posto de lado e o que pode ser usado em segurança. Também podes automatizar partes da tua configuração, para que construir uma almofada financeira ou poupar para impostos se torne parte da tua rotina normal.

Quando o teu dinheiro tem uma estrutura clara, uma época mais lenta pode parecer muito mais controlável.

Considerações finais: uma época lenta pode apoiar um negócio mais forte

Uma época lenta não tem de parecer incerta. Com algum planeamento, pode tornar-se uma parte natural e útil da gestão do teu negócio.

Começa por perceber os padrões do teu rendimento, construir uma almofada financeira, rever os teus custos e manter as tuas faturas visíveis. Com uma bunq Business Account, podes separar dinheiro para impostos, despesas, poupanças e pagamento mensal, para que os meses mais calmos sejam mais fáceis de gerir.

Todo o negócio tem épocas movimentadas e épocas mais calmas. Quanto mais preparado estiveres, mais fácil será fazer com que ambas trabalhem a teu favor.